Dienstplan-Software für Rettungsdienst & Hilfsorganisationen
Besetzen Sie jedes Fahrzeug positionsgenau — Fahrer und Transportführer mit ihrer jeweils eigenen Qualifikation. Kairos hält Ihre Dienste rund um die Uhr besetzt, ArbZG-konform, und reagiert sofort, wenn kurzfristig jemand ausfällt.
Dauerhaft kostenlos bis 3 Mitarbeiter · Monatlich kündbar · Keine Mindestlaufzeit
Ihre Herausforderungen
Fahrer und Beifahrer sind nicht austauschbar
Ein RTW braucht einen Fahrer mit Führerschein UND Sanitätsausbildung und einen Transportführer als Notfallsanitäter. Der Beifahrer mit Führerschein besetzt nicht den Fahrerplatz — die Position muss stimmen, nicht nur die Kopfzahl.
24/7-Wachbesetzung ohne Lücke
RTW, KTW und NEF müssen rund um die Uhr besetzt sein. Eine unbesetzte Schicht ist keine Option — jede Lücke muss sofort sichtbar werden.
Qualifikationen mit Ablaufdatum
Notfallsanitäter, Rettungssanitäter, Führerschein C1, jährliche Pflichtfortbildung — Nachweise müssen gültig sein und rechtzeitig erneuert werden.
Kurzfristige Ausfälle
Jemand meldet sich krank — und die Schicht beginnt in wenigen Stunden. Ersatz muss jetzt gefunden werden, nicht per Rundruf am Telefon.
Lange Dienste & Bereitschaft
12- und 24-Stunden-Dienste, Bereitschaft mit eigenem Vergütungssatz — Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit dürfen dabei nicht gerissen werden.
Wiederkehrende Schichtsysteme
Feste Rhythmen über Wochen — jeden Monat neu zu tippen kostet die Wachleitung Stunden, die für den Einsatzdienst fehlen.
So hilft Kairos
Fahrzeuge positionsgenau besetzen
Bilden Sie RTW, KTW und NEF als Dienst mit benannten Positionen ab — z.B. Fahrer und Transportführer. Jede Position trägt ihre eigene Pflicht-Qualifikation (Fahrer: Führerschein + Sanitätsausbildung, Transportführer: Notfallsanitäter). Kairos prüft positionsgenau und warnt, sobald ein Platz falsch besetzt ist.
Auswertung: welches Fahrzeug wann besetzt
Auf einen Blick sehen, welches Fahrzeug in welchem Zeitraum vollständig, teilbesetzt oder unbesetzt war — für Nachweis, Disposition und Planung.
Qualifikations-Matrix mit Ampel
NotSan, RettSan, Führerschein, Fortbildungsnachweise — alle Qualifikationen pro Mitarbeiter mit Gültigkeitsdatum. Grün (gültig), Gelb (läuft ab), Rot (abgelaufen), mit rechtzeitiger Erinnerung.
AKUT-Ausschreibung bei Ausfall
Fällt jemand kurzfristig aus, schreiben Sie die Schicht als AKUT aus — Push mit eigenem Signalton an alle oder gezielte Teams. Mitarbeiter antworten mit Ja / Vielleicht / Nein, Sie setzen den Ersatz per Klick ein und tragen die Krankmeldung gleich mit ein.
SOLL-Besetzung pro Schicht
Mindestbesetzung je Schichttyp und Wache definieren. Kairos zeigt Unterbesetzung sofort per Ampel an — keine Schicht rutscht unbemerkt durch.
Bereitschaftsdienste
Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienste als eigener Diensttyp mit separatem Vergütungssatz — klar getrennt von der regulären Einsatzschicht.
Rotationsmuster & Rahmendienstplan
Wiederkehrende Schichtfolgen einmal hinterlegen — der Rahmendienstplan erzeugt kommende Pläne automatisch. Nur echte Ausnahmen brauchen noch Aufmerksamkeit.
ArbZG-konform planen
Automatische Prüfung der 11-Stunden-Ruhezeit und der Höchstarbeitszeit. Verstöße werden im Dienstplan markiert — auch bei 12- und 24-Stunden-Diensten.
Zuschlagsberechnung
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge automatisch nach eigener Zuschlagsmatrix — transparent und nachvollziehbar fürs Lohnbüro.
Pflichtfortbildung im Blick
Jährliches Fortbildungskontingent pro Mitarbeiter verwalten. Fortbildungstage werden wie Urlaub beantragt und vom Konto abgezogen — der Nachweis bleibt lückenlos.
Stundennachweise fürs Lohnbüro
Druckfertige Monats-Nachweise pro Mitarbeiter mit Soll/Ist-Stunden, Zuschlägen und Unterschriftsfeld — direkt exportierbar.
Dienstplan in der App
Jede Änderung landet sofort per Push auf dem Smartphone. Kein Aushang, kein WhatsApp-Chaos — die Besatzung weiß immer, wann sie Dienst hat.
Häufige Fragen
Kann Kairos ein Fahrzeug mit mehreren Positionen und unterschiedlichen Qualifikationen besetzen?
Ja. Sie bilden RTW, KTW oder NEF als Dienst mit benannten Positionen ab (z.B. Fahrer und Transportführer) und hinterlegen pro Position die geforderten Qualifikationen. Kairos prüft positionsgenau — der Fahrerplatz gilt nur als besetzt, wenn die Person Führerschein und Sanitätsausbildung hat, unabhängig vom zweiten Platz.
Kann Kairos Qualifikationen wie NotSan, RettSan und Führerschein mit Ablaufdatum verwalten?
Ja. Hinterlegen Sie beliebige Qualifikationen pro Mitarbeiter mit Gültigkeitsdatum. Die Qualifikations-Matrix zeigt per Ampel, welche Nachweise gültig, ablaufend oder abgelaufen sind, und erinnert rechtzeitig.
Eignet sich Kairos für 24-Stunden-Dienste und Bereitschaft?
Ja. Definieren Sie beliebige Schichttypen (12h, 24h, Bereitschaft) mit eigenem Vergütungssatz. Die ArbZG-Prüfung achtet dabei automatisch auf Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit.
Was passiert, wenn kurzfristig jemand ausfällt?
Mit den AKUT-Schichten schreiben Sie die freie Schicht sofort aus — mit Push und eigenem Signalton an alle oder gezielte Teams. Mitarbeiter antworten direkt mit Ja, Vielleicht oder Nein, und Sie setzen den Ersatz per Klick ein.
Rechnet Kairos Zuschläge und Fortbildungsstunden mit?
Ja. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge werden automatisch nach Ihrer Zuschlagsmatrix berechnet. Pflichtfortbildungen verwalten Sie über ein jährliches Kontingent pro Mitarbeiter.
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