Dienstplan-Software für Arztpraxen, Zahnarzt & MVZ
Praxisdienstplanung, die Sprechstundenzeiten kennt, Helferinnen-Urlaub fair koordiniert und stabile Wochenrhythmen automatisch fortschreibt — damit Sie sich auf Ihre Patienten konzentrieren können.
Dauerhaft kostenlos bis 10 Mitarbeiter · Monatlich kündbar · Keine Mindestlaufzeit
Ihre Herausforderungen
Wechselnde Diensthabende
Welcher Arzt hat welche Sprechstunde? Wer macht den Spätdienst? Bei mehreren Ärzten und MFAs wird die Koordination schnell unübersichtlich.
Sprechstunden-Konflikte
Vormittagssprechstunde, Nachmittagstermine, Hausbesuche, OP-Tag — die Praxisbesetzung muss präzise zu den Sprechstundenzeiten passen.
Helferinnen-Urlaubsplanung
MFAs und ZFAs koordinieren ihre Ferien — niemand darf alleine die Anmeldung schmeißen, niemand alleine die Behandlungsräume betreuen.
Kurzfristige Ausfälle
Krankmeldung um 7 Uhr, Patientenwartezimmer um 8 Uhr voll — schneller Ersatz ist überlebenswichtig für den Praxisbetrieb.
Stabile Wochenrhythmen
Praxen leben von festen Strukturen: Mo–Fr Sprechstunde, Mi nachmittags zu, Do bis 18 Uhr. Diese Rhythmen jeden Monat manuell einzutragen ist Zeitverschwendung.
So hilft Kairos
Schichtrhythmen-Automatik
Pro Mitarbeiter wöchentlichen oder zwei-wöchentlichen Rhythmus hinterlegen (z.B. Mo+Di+Fr 8–13 Uhr, Mi 14–18 Uhr, Do frei) — Kairos schreibt den Plan monatlich automatisch fort. Sie reagieren nur noch auf Urlaub, Krank und Wünsche.
Wunsch-Phase für faire Verteilung
MFAs geben vor der finalen Planung Wünsche ab — z.B. „nicht Freitag Spätdienst“. Kairos berücksichtigt sie bei der Auto-Projektion. Optional mit Auto-Publish nach Frist.
Quartals-Schichtmodelle
Quartalsweise Praxisstruktur als Schichtmodell hinterlegen — inkl. fester Sprechstunden, OP-Tage und Hausbesuchszeiten. Änderungen wirken sich automatisch auf zukünftige Monate aus.
Mobile App für Sprechzeiten-Übersicht
Ärzte, MFAs und ZFAs sehen ihren Dienst, Urlaubsstatus und Schichttausch direkt am Handy. Push-Benachrichtigung bei jeder Planänderung — keine WhatsApp-Gruppen mehr.
MFA- und ZFA-Rollen getrennt planen
Anmeldung, Labor, Behandlungsraum, Röntgen — Qualifikationen pro Helferin hinterlegen und sicherstellen, dass jede Schicht passend besetzt ist.
Offene Schichten bei Ausfällen
Krankmeldung? Schicht sofort als offen ausschreiben. Verfügbare MFAs bewerben sich per App — Wartezimmer bleibt nicht stehen.
Urlaubskalender mit Engpass-Erkennung
Jahresübersicht aller Helferinnen-Abwesenheiten. Kairos warnt, wenn zu viele MFAs gleichzeitig Urlaub hätten — keine Praxisschließung wegen schlechter Planung.
Stundenzettel fürs Lohnbüro
Druckfertige Monats-Nachweise mit Soll/Ist-Stunden, Überstunden und Urlaubstagen. Direkt an Steuerberater oder Lohnbüro weitergeben.
Qualifikationen verwalten
Röntgenschein, Notfalltraining, Hygieneschulung — Nachweise pro MFA mit Ablaufdatum hinterlegen. Ampel-System warnt rechtzeitig vor abgelaufenen Zertifikaten.
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Schichtrhythmus-Automatik in einer Praxis?
Sie hinterlegen pro Mitarbeiter einen wöchentlichen oder zwei-wöchentlichen Rhythmus — z.B. „Helferin A: Mo+Di+Fr Vormittag, Mi Nachmittag, Do frei“. Kairos projiziert diesen Rhythmus monatlich in die Zukunft. Genehmigte Urlaube und manuelle Änderungen bleiben dabei erhalten. Sie pflegen nur noch Abweichungen statt jeden Monat den kompletten Plan neu einzutragen.
Eignet sich Kairos auch für kleine Praxen mit nur 3–5 MFAs?
Absolut. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter — perfekt für Einzelpraxen und kleine Hausarzt-Teams. Die Schichtrhythmen-Automatik ist bereits ab dem Starter-Plan verfügbar.
Können wir verschiedene Sprechstundenzeiten pro Wochentag abbilden?
Ja. Definieren Sie unterschiedliche Schichttypen pro Wochentag (z.B. Mo Vormittag 8–13, Mo Nachmittag 15–18, Mi nur Vormittag, Do bis 18 Uhr). Die Rhythmen-Automatik berücksichtigt diese Wochentag-Logik automatisch.
Sehen Helferinnen ihren Dienstplan auch mobil?
Ja, über die native App für iOS und Android. MFAs und ZFAs sehen ihren persönlichen Plan, können Schichten tauschen und Urlaub beantragen — inkl. Push-Benachrichtigung bei Änderungen durch die Praxismanagerin.
Wie schnell kann ich Kairos in der Praxis einführen?
Registrieren, Team anlegen, Helferinnen einladen, Rhythmen hinterlegen — fertig in unter 30 Minuten. Kein IT-Team nötig, keine Installation, keine Schulungen. Der erste Plan steht in unter 2 Minuten.
Ist Kairos DSGVO-konform für die Arztpraxis?
Ja. Alle Daten werden in deutschen EU-Rechenzentren gehostet. Row-Level-Security isoliert Mandanten auf Datenbankebene. TLS-Verschlüsselung und tägliche Backups sind Standard. Kairos verarbeitet ausschließlich Personalplanungs-Daten — keine Patientendaten.
DSGVO-konform · Hosting in der EU · Made in Germany
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