Dienstplanung, die mitdenkt.
Erstellen Sie Schichtpläne in Minuten statt Stunden. Faire Planung durch Wunschpläne, automatische Besetzungskontrolle und eine App, die Ihr Team immer auf dem Laufenden hält.
Dauerhaft kostenlos bis 10 Mitarbeiter · Keine Verpflichtung
Alles was Sie für die Dienstplanung brauchen
Von der Schichtplanung über Urlaubsverwaltung bis zur mobilen App — Kairos deckt den gesamten Workflow ab.
Intelligente Dienstplanung
Erstellen Sie Schichtpläne per Drag & Drop. SOLL/IST-Besetzung im Blick, Unterbesetzung sofort erkennen.
Wunschplan
Mitarbeiter geben Schichtwünsche ab. Sie entscheiden — faire Planung, weniger Konflikte.
Urlaub & Abwesenheit
Anträge digital stellen, genehmigen und verwalten. Urlaubskonto, Sonderurlaub, Krankmeldungen — alles an einem Ort.
Tauschbörse
Mitarbeiter tauschen Schichten eigenständig. Optional mit automatischer Genehmigung.
Offene Schichten
Unterbesetzte Schichten ausschreiben. Mitarbeiter bewerben sich, Teamleiter entscheiden — schnell und fair.
Zeitkonto
Soll/Ist-Stunden, Überstunden und Urlaubskontingente transparent und aktuell.
Zeiterfassung
Kommen, Gehen und Pausen per Knopfdruck. Live-Timer, 10h-Warnung und automatische Berechnung.
Rollen & Rechte
Admin, Planer, Teamleiter, Mitarbeiter — jeder sieht genau das, was er braucht.
Mobile App
Dienstplan einsehen, Schichten tauschen, Urlaub beantragen — alles von unterwegs. Für iOS und Android.
Echtzeit-Updates
Änderungen werden sofort an alle übertragen. Kein Neuladen, keine veralteten Pläne.
Flexible Schichten
Variable Start- und Endzeiten pro Schicht. Ideal für Gastronomie, Events und Handel — ohne dutzende Schichttypen anlegen zu müssen.
Eventplan-Vorlagen
Schichtmuster als Vorlage speichern und mit variabler Startzeit anwenden. Perfekt für wiederkehrende Events wie Spieltage oder Brunchtage.
Kopieren & Einfügen
Schichten per Pipette übertragen, ganze Tage oder Wochen kopieren. Spart enorm Zeit bei wiederkehrenden Dienstplänen.
Zuschlagsberechnung
Automatische Berechnung zuschlagspflichtiger Stunden für Nacht-, Sonntags-, Feiertags- und Samstagsarbeit. Eigene Zuschlagsmatrix pro Betrieb.
Fortbildungstage
Fortbildungsanspruch pro Mitarbeiter verwalten und anteilig berechnen. Verbrauch und Resttage jederzeit im Blick.
Pausenüberwachung
Automatische Prüfung der gesetzlichen Pausenzeiten nach ArbZG §4. Warnung bei fehlenden oder zu kurzen Pausen.
Bereitschaftsdienste
Bereitschaft als eigener Diensttyp mit separatem Vergütungssatz. Klar getrennt von regulären Schichten im Dienstplan.
Kostenplanung
Individuelle Stundensätze pro Mitarbeiter hinterlegen und Monatskosten pro Team oder Standort auswerten.
Firmenlogo / White-Label
Eigenes Firmenlogo auf allen Ausdrucken und Reports. Professionelles Erscheinungsbild ab dem Starter-Plan.
Anwesenheitskontrolle
Stempelzeiten erfassen und automatisch mit der Planschicht abgleichen. Arbeitszeit wird auf die geplante Schicht begrenzt.
Geteilte Schichten
Dienste mit mehreren Zeitblöcken — z.B. Frühdienst 7–12 Uhr und Spätdienst 14–17 Uhr. Perfekt für Kitas, Pflege und alle Branchen mit geteilten Diensten. Automatische Stundenberechnung über alle Blöcke.
Arbeitszeitmodelle
Vertragsvorlagen mit wöchentlichen Arbeitstagen, Urlaubsanspruch, Überstundenregelung und optionalem Admin-Kontingent. SOLL-Stunden werden automatisch pro Monat berechnet.
So sieht Kairos aus
Modern, übersichtlich und intuitiv — die Oberfläche, die Ihr Team verdient.
Die Dienstplan-Software für Ihre Branche
Ob Pflege, Gastronomie, Einzelhandel, Kita oder Sicherheitsdienst — Kairos passt sich Ihren Anforderungen an.
Pflege & Gesundheit
Dienstplan Pflege leicht gemacht: Schichtplanung für Kliniken, Pflegeheime, Arztpraxen und Rettungsdienste. Qualifikationsprüfung, Ruhezeitschutz und faire Wochenendverschichtverteilung inklusive.
Pflegedienstplanung · Klinik · Krankenhaus · Arztpraxis · Rettungsdienst
Mehr erfahrenGastronomie & Hotel
Schichtplan Restaurant, Café oder Hotel in Minuten erstellen. Flexible Personalplanung für wechselnde Stoßzeiten, Saisonbetrieb und Minijobber — mit App für Ihr Service-Team.
Restaurant · Hotel · Café · Catering · Gastgewerbe · Saisonbetrieb
Mehr erfahrenEinzelhandel & Filialen
Dienstplan Einzelhandel für eine oder hundert Filialen. Öffnungszeiten-basierte Besetzung, Teilzeit-Management und standortübergreifende Personalplanung.
Filiale · Ladenöffnungszeiten · Teilzeitkräfte · Verkauf · Handel
Mehr erfahrenSicherheitsdienst
Einsatzplanung Sicherheit mit 24/7-Schichtmodellen. Objektbezogene Planung, Qualifikationsnachweis und lückenlose Dokumentation für Ihre Auftraggeber.
Wachdienst · Objektschutz · 24/7-Betrieb · Einsatzplanung
Mehr erfahrenProduktion & Logistik
Schichtplan Produktion mit kontinuierlichen Schichtsystemen, Wechselschicht-Rotation und automatischer Besetzungskontrolle. Auch für Lager, Versand und Transport.
Fertigung · Lager · Versand · Spedition · Wechselschicht
Mehr erfahrenHandwerk & Facility
Personalplanung für Handwerksbetriebe, Gebäudereinigung und Facility Services. Einsatzorte verwalten, Teams koordinieren und Arbeitszeiten digital erfassen.
Handwerk · Reinigung · Gebäudemanagement · Facility Services
Mehr erfahrenKita & Pädagogik
Dienstplan für Kitas, Kindergärten und Horte: Geteilte Schichten für Früh-/Spätdienst, Betreuungsschlüssel einhalten, Administrationszeit planen. Mit Stundenkontingenten und gesetzlichen Vorgaben.
Kita · Kindergarten · Hort · Pädagogik · Betreuungsschlüssel · Geteilte Schichten
Mehr erfahrenDie moderne Alternative zu Excel-Dienstplänen
Sie erstellen Dienstpläne noch in Excel oder auf Papier? Erfahren Sie, warum über tausende Teams bereits auf digitale Dienstplan-Software umgestiegen sind.
Dienstplan erstellen ohne Excel — in Minuten statt Stunden. Kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter.
Jetzt kostenlos umsteigen11 Reports für volle Transparenz
Vom Stundenzettel bis zur Fairness-Analyse — alle Auswertungen druckfertig auf Knopfdruck.
Abwesenheiten
Fehltage pro Mitarbeiter, Team oder Firma
Stundenzettel
Monatsnachweis mit Unterschrift-Feld fürs Lohnbüro
Arbeitszeit
Soll/Ist-Stunden, Überstunden, Saldo
Besetzung
Besetzungsgrad pro Schichttyp, Qualifikationsabdeckung
Fairness
Wochenend-, Nacht- und Feiertagsverteilung
Mitarbeiter
Wunscherfüllung, Abwesenheits-Trends
Urlaubskalender
Jahresübersicht aller Mitarbeiter auf einen Blick
Qualifikationen
Matrix mit Ampel-System (gültig/ablaufend/abgelaufen)
Kosten & Teams
Personalstunden, Überstunden-Anteil, Team-Vergleich
Planung
Tauschbörse-Aktivität, Offene Schichten, Genehmigungsquoten
Zuschläge
Zuschlagsstunden pro Mitarbeiter für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
Planung auf Autopilot
Definieren Sie einmal die Regeln — Kairos kümmert sich um den Rest. Rahmendienstpläne, Besetzungsvorgaben und Qualifikationsprüfungen laufen automatisch.
Rotationsmuster
Definieren Sie wiederkehrende Schichtfolgen — z.B. 3x Früh, 2x Frei, 3x Spät. Der Rahmendienstplan erledigt den Rest.
SOLL-Besetzung
Legen Sie pro Wochentag und Schichttyp die Mindestbesetzung fest. Kairos zeigt Abweichungen sofort an.
Automatische Warnung
Unter- und Überbesetzung wird farblich hervorgehoben. Sie sehen Probleme, bevor sie entstehen.
Qualifikationen
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen eingeplant werden — basierend auf Fähigkeiten und Zertifikaten.
Beispiel Rotationsmuster
Dienstplanung, die das Arbeitszeitgesetz kennt
Kairos prüft automatisch gesetzliche Vorgaben — damit Sie sich auf die Planung konzentrieren können, nicht auf Paragrafen.
Ruhezeiten-Prüfung
Automatische Warnung bei Unterschreitung der 11-Stunden-Ruhezeit zwischen zwei Schichten — ArbZG-konform.
Höchstarbeitszeit
10-Stunden-Warnung bei der Zeiterfassung und Überstunden-Tracking. Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung.
Wochenend-Fairness
Faire Verteilung von Wochenend-, Feiertags- und Nachtschichten. Transparente Fairness-Auswertung für jedes Team.
Revisionssichere Dokumentation
Alle Planänderungen werden protokolliert. Stundenzettel mit Unterschriftsfeld — druckfertig fürs Lohnbüro und die Prüfung.
DSGVO-konform · Hosting in Deutschland · Made in Germany
Immer dabei.
Immer aktuell.
Die native App für iOS und Android. Ihr Team hat den Dienstplan immer in der Tasche — mit Push-Benachrichtigungen bei jeder Änderung.
App Store
In Kürze
Transparent. Fair. Ohne Überraschungen.
Alle Pläne inkl. Mobile App, Updates und deutschem Support.
Free
Für kleine Teams zum Einstieg
- Dienstplanung (Drag & Drop)
- Persönlicher Kalender
- Mobile App
- Gerätekopplung per QR
- Echtzeit-Updates
Starter
Für wachsende Teams
- Alles aus Free, plus:
- Wunschplan
- Flexible Schichten & Vorlagen
- Tauschbörse
- Offene Schichten
- Ausschlussregeln
- Qualifikationen
- Urlaubsverwaltung
- Basis-Auswertungen
- Eigenes Firmenlogo
- Fortbildungstage
Professional
Für anspruchsvolle Betriebe
- Alles aus Starter, plus:
- KI-Dienstplanung
- Erweiterte Auswertungen (11 Reports)
- Zeiterfassung
- Zuschlagsberechnung
- Kostenplanung
- Bereitschaftsdienste
- Pausenüberwachung
- Anwesenheitskontrolle
- API-Zugang (in Kürze)
- DATEV-Export (in Kürze)
Sie brauchen mehr?
Mehr als 100 Mitarbeiter, eigene Integrationen oder besondere Anforderungen? Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.
Dauerhaft kostenlos bis 10 Mitarbeiter. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.
Ihre Daten in sicheren Händen
Sicherheit und Datenschutz sind keine Extras — sie sind der Kern unserer Plattform.
DSGVO-konform
Vollständig konform mit der EU-Datenschutzgrundverordnung.
Hosting in Deutschland
Ihre Daten bleiben in deutschen bzw. EU-Rechenzentren.
Row-Level-Security
Mandantentrennung auf Datenbankebene — Ihre Daten sind isoliert.
TLS-Verschlüsselung
Alle Verbindungen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Tägliche Backups
Regelmäßige automatische Sicherungen Ihrer Daten.
Häufige Fragen
Alles, was Sie wissen möchten — auf einen Blick.
Ja! Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter und 1 Team. Keine versteckten Kosten, keine Verpflichtung.
Nein, Kairos ist sofort einsatzbereit. Registrieren, Team anlegen, Mitarbeiter einladen — fertig. Kein IT-Team nötig.
Ja, es gibt eine native App für iOS und Android. Ihre Mitarbeiter sehen ihren Dienstplan, können Schichten tauschen und Urlaub beantragen — alles mobil.
Über einen QR-Code im Web-Dashboard. Einfach scannen und das Gerät ist verbunden — kein separates Login für die App nötig.
Ja, wir unterstützen den Import von Mitarbeiterdaten. Bei einem Wechsel von einer anderen Lösung helfen wir gerne.
Nein. Alle Pläne sind monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Sie können jederzeit upgraden, downgraden oder kündigen.
Kairos wurde speziell für den DACH-Markt entwickelt und eignet sich für Pflege, Gastronomie, Einzelhandel, Kita & Pädagogik, Sicherheitsdienst, Produktion, Logistik, Handwerk und Facility Management. Die Software passt sich flexibel an Ihre Branche an.
Ja, vollständig. Alle Daten werden in deutschen EU-Rechenzentren gehostet. Row-Level-Security, TLS-Verschlüsselung und tägliche Backups sind Standard. Made in Germany.
Ja. Kairos warnt automatisch bei Unterschreitung der 11-Stunden-Ruhezeit, bei Überschreitung der 10-Stunden-Grenze und zeigt Überstunden transparent im Zeitkonto an. So planen Sie rechtssicher.
Ja! Kairos bietet vergleichbare Funktionen wie Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und eine Mobile App — aber mit KI-gestützter Planung, transparenten Preisen und dauerhaft kostenlosem Free-Plan für kleine Teams.
Absolut. Kairos ersetzt fehleranfällige Excel-Dienstpläne durch eine intuitive Drag-&-Drop-Oberfläche mit automatischer Besetzungskontrolle, Echtzeit-Updates und mobiler App. Der Umstieg dauert nur wenige Minuten.
Ja, ab dem Professional-Plan. Mitarbeiter stempeln Kommen, Gehen und Pausen digital — per Web oder App. Inklusive Live-Timer, automatischer Überstundenberechnung und druckfertigem Stundenzettel.
Ja, im Professional-Plan (in Kürze verfügbar). Exportieren Sie Arbeitszeiten und Lohndaten direkt für Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater.
Die KI analysiert Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Wunschpläne und Fairness-Kriterien und erstellt automatisch einen optimierten Schichtplan. Sie können den Vorschlag anpassen oder direkt übernehmen.